Khi nào website cần Đăng ký, khi nào cần thông báo website với Bộ Công Thương?

Khi nào website cần Đăng ký, khi nào cần thông báo website với Bộ Công Thương? Trong quá trình đồng hành cùng các doanh nghiệp, Truecore nhận thấy rủi ro lớn nhất của các CEO và Kế toán trưởng không nằm ở việc thiết kế website, mà nằm ở lỗ hổng pháp lý và nghiệp vụ thuế liên quan đến thương mại điện tử (TMĐT).

Một câu hỏi rất phổ biến luôn được đặt ra là: “Công ty tôi chỉ bán hàng trên web, vậy phải thông báo hay đăng ký với Bộ Công Thương?“

Việc phân biệt thông báo và đăng ký website không phải là câu chuyện suy đoán, mà phải dựa trên các quy định pháp luật hiện hành.

Khai báo sai mô hình không chỉ khiến hồ sơ bị bác bỏ, mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị truy thu thuế và phạt hành chính hàng chục triệu đồng. Bài viết dưới đây sẽ bóc tách chi tiết hai khái niệm này, kèm theo trích dẫn điều luật cụ thể để doanh nghiệp nắm rõ.

1. Tầm quan trọng của việc định vị chuẩn pháp lý website doanh nghiệp

Hệ thống pháp luật Việt Nam quản lý hoạt động TMĐT chủ yếu dựa trên Nghị định 52/2013/NĐ-CP và được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 85/2021/NĐ-CP. Theo đó, cơ quan quản lý phân chia website thành 2 nhóm hoàn toàn khác biệt dựa trên ai là người có quyền bán hàng trên website đó.

Sự phân định này là cơ sở để cơ quan Thuế quyết định việc doanh nghiệp của bạn phải xuất hóa đơn cho toàn bộ dòng tiền chảy qua web, hay chỉ xuất hóa đơn cho phần phí dịch vụ thu được. Do đó, định vị chuẩn xác ngay từ đầu là bước phòng thủ pháp lý vững chắc nhất.

2. Căn cứ pháp lý: Phân biệt Thông báo và Đăng ký website

Nhóm 1: Website thương mại điện tử bán hàng (Thủ tục Thông báo)

Thủ tục Thông báo (cấp logo màu xanh dương) được áp dụng cho các website tự sản tự tiêu của doanh nghiệp.

• Trích dẫn luật: Theo quy định tại Khoản 8 Điều 3 Nghị định 52/2013/NĐ-CP: “Website thương mại điện tử bán hàng là website thương mại điện tử do các thương nhân, tổ chức, cá nhân thiết lập để phục vụ hoạt động xúc tiến thương mại, bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ của mình.”

• Trách nhiệm khai báo: Khoản 1 Điều 27 Nghị định 52/2013/NĐ-CP quy định rõ: “Thương nhân, tổ chức, cá nhân thiết lập website thương mại điện tử bán hàng phải thông báo với Bộ Công Thương thông qua công cụ thông báo trực tuyến…”

Hiểu đơn giản: Website này là cửa hàng riêng của công ty bạn. Chỉ có công ty bạn mới có quyền đăng tải sản phẩm, dịch vụ và thu tiền của khách hàng (có tính năng đặt hàng). Không có bất kỳ đối tác bên ngoài nào được mở gian hàng tại đây.

Ví dụ: Website bán lẻ thiết bị văn phòng của công ty X; Website giới thiệu dịch vụ kế toán của Truecore.vn.

Nhóm 2: Website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử (Thủ tục Đăng ký)

Thủ tục Đăng ký website với website (cấp logo màu đỏ) hoạt động như một nền tảng (Platform) cho bên thứ ba.

• Trích dẫn luật: Theo Khoản 9 Điều 3 Nghị định 52/2013/NĐ-CP: “Website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử là website thương mại điện tử do thương nhân, tổ chức thiết lập để cung cấp môi trường cho các thương nhân, tổ chức, cá nhân khác tiến hành hoạt động thương mại.” (Bao gồm Sàn giao dịch TMĐT, website đấu giá trực tuyến, website khuyến mại trực tuyến).

• Trách nhiệm khai báo: Khoản 1 Điều 54 Nghị định 52/2013/NĐ-CP quy định: “Thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ thương mại điện tử phải đăng ký với Bộ Công Thương…”

Hiểu đơn giản: Website của bạn là một cái “chợ” hoặc “sàn kết nối”. Bạn cho phép các người bán khác (bên thứ ba) tạo tài khoản, đăng sản phẩm, đăng tin tuyển dụng hoặc cung cấp dịch vụ vận tải, và bạn thu phí hoa hồng/phí duy trì từ họ.

Ví dụ: Shopee, Tiki (Sàn TMĐT); Batdongsan.com.vn, Chợ Tốt (Web rao vặt); Grab (Ứng dụng kết nối dịch vụ).

3. Trách nhiệm Thuế: Hệ lụy cực lớn khi phân loại sai mô hình website

Rất nhiều doanh nghiệp ban đầu là “Website bán hàng”, nhưng sau đó lại cho các đối tác khác gửi sản phẩm lên bán cùng (ký gửi) mà không làm thủ tục chuyển đổi sang “Sàn giao dịch TMĐT”. Việc này dẫn đến vi phạm nghiêm trọng về pháp luật Thuế.

Căn cứ pháp lý: Theo Khoản 7 Điều 1 Nghị định 91/2022/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 126/2020/NĐ-CP), tổ chức được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam là chủ sở hữu Sàn giao dịch TMĐT có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin của thương nhân, tổ chức, cá nhân có tiến hành một phần hoặc toàn bộ quá trình mua bán hàng hóa, dịch vụ trên sàn cho cơ quan Thuế.

Hậu quả khi làm sai: Nếu bạn đang vận hành Sàn TMĐT nhưng chỉ khai báo Thông báo website bán hàng, cơ quan Thuế khi thanh tra sẽ ấn định toàn bộ dòng tiền thanh toán của các bên thứ ba qua website của bạn là doanh thu của chính công ty bạn. Điều này dẫn đến việc doanh nghiệp bị truy thu số tiền thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế Giá trị gia tăng (GTGT) khổng lồ, kèm theo án phạt trốn thuế.

5. Khung hình phạt hành chính mới nhất (Trích dẫn Nghị định 98/2020/NĐ-CP)

Việc né tránh thủ tục hoặc khai báo sai sự thật sẽ phải đối mặt với khung hình phạt rất nặng được quy định tại Nghị định 98/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 17/2022/NĐ-CP).

• Hình thức xử phạt hành vi không Thông báo: Theo Điểm a Khoản 3 Điều 62, phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi: “Không thông báo website thương mại điện tử bán hàng hoặc ứng dụng bán hàng với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo quy định.”

• Hình thức xử phạt hành vi không Đăng ký: Theo Điểm a Khoản 4 Điều 62, phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi: “Không đăng ký website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử hoặc ứng dụng dịch vụ thương mại điện tử với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo quy định.”

• CẢNH BÁO QUAN TRỌNG CHO DOANH NGHIỆP: Theo Điểm b Khoản 1 Điều 3 Nghị định 98/2020/NĐ-CP, mức phạt tiền quy định ở trên là mức phạt áp dụng đối với cá nhân. Trường hợp hành vi vi phạm do tổ chức, doanh nghiệp thực hiện thì mức phạt tiền gấp hai lần mức phạt tiền quy định đối với cá nhân.

  Điều này có nghĩa, công ty của bạn có thể bị phạt tối đa lên tới 40.000.000 đồng (nếu không Thông báo) hoặc 60.000.000 đồng (nếu không Đăng ký). Đồng thời, có thể bị đình chỉ hoạt động TMĐT từ 6 – 12 tháng.

6. Giải pháp giải quyết bài toán Pháp lý – Thuế từ Truecore

Có thể thấy, việc phân biệt thông báo và đăng ký website đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về cả pháp lý và cơ chế kỹ thuật của nền tảng trực tuyến. Thông thường, một công ty thiết kế web thuần túy sẽ không hỗ trợ làm thủ tục pháp lý, và một nhân viên kế toán thông thường cũng không đủ chuyên môn để đọc mã nguồn (code) hay vẽ Đề án hoạt động Sàn TMĐT.

Truecore.vn ra đời để giải quyết triệt để “nỗi đau” này của doanh nghiệp B2B bằng dịch vụ Quản trị website toàn diện:

• Thẩm định mô hình (Legal Audit): Các chuyên gia của chúng tôi sẽ phân tích kỹ thuật website để định vị chính xác bạn thuộc nhóm Thông báo hay Đăng ký.

• Đại diện pháp lý: Soạn thảo 100% hồ sơ, Đề án, Quy chế chuẩn luật và làm việc trực tiếp với chuyên viên Bộ Công Thương cho đến khi website được gắn logo xanh/đỏ hợp lệ.

• Setup hệ thống Thuế – Kế toán: Cấu hình hệ thống web đồng bộ dữ liệu giao dịch với phần mềm hóa đơn điện tử, thiết lập quy trình đối soát dòng tiền chuẩn xác, giúp Kế toán nhàn hạ và bảo vệ doanh nghiệp an toàn trước mọi kỳ thanh tra.

Môi trường kinh doanh trực tuyến đang được thắt chặt quản lý. Việc nắm rõ căn cứ pháp luật để phân biệt thông báo và đăng ký website là lớp phòng vệ đầu tiên và quan trọng nhất.

Thay vì loay hoay với các rủi ro phạt hành chính và truy thu thuế, việc chuẩn hóa quy trình pháp lý – kỹ thuật – kế toán ngay từ hôm nay sẽ giúp doanh nghiệp tự tin vận hành và mở rộng quy mô. Hãy để các chuyên gia tại Truecore đồng hành cùng bạn thiết lập một nền tảng thương mại điện tử vững chắc và hoàn toàn minh bạch.

Nguyen Thi Thu Thao

Tôi là Nguyễn Thị Thu Thảo – Đồng sáng lập Truecore.vn và sáng lập tuilathao.com với hơn 9 năm làm việc trong ngành công nghệ, dịch vụ doanh nghiệp và pháp lý số, Thảo lựa chọn trở thành người đứng sau những chuyển đổi mạnh mẽ, bền vững cho các doanh nghiệp – từ khi thành lập đến khi mở rộng thị trường.